Làm thế nào để thu hút mọi người trong một cuộc họp ảo?

LendbizChia sẻ kiến thứcDoanh nghiệpLàm thế nào để thu hút mọi người trong một cuộc họp ảo?

Các cuộc họp online luôn dễ gây mất tập trung của người tham gia do nhiều yếu tố khách quan, chủ quan. Để giảm thiểu tình trạng này, các nhà lãnh đạo cần chú ý các chi tiết/ quy tắc dưới đây để không biến buổi meeting trở thành thảm họa theo đúng nghĩa đen và nghĩa bóng.

1. Mỗi buổi họp đều có một trọng tâm nhất định, cần tập trung vào những trọng tâm yếu tố đó

Điều cơ bản để tạo nên một buổi họp thu hút đó chính là việc nhà lãnh đạo có xác định được trọng tâm, vấn đề cơ bản của buổi họp đó hay không. Khi đã có định hướng sẵn cho buổi họp, bằng kinh nghiệm kiến thức của mình, nhà lãnh đạo có thể truyền tải tới người nghe vấn đề đó một cách truyền cảm và chính xác nhất.

2. Quy tắc 60 giây

Quy tắc 60 giây nghĩa là bạn không bao giờ nên đưa một vấn đề ra cuộc họp nếu những người tham gia chưa hiểu rõ vấn đề ấy gặp phải những gì. Điều này cũng có nghĩa là khi có vấn đề cần gỡ rối, trưởng nhóm nên gửi thông báo về vấn đề đó với những người trong team trước. Khi đó nếu buổi họp diễn ra, bạn sẽ vừa có thể rút ngắn khoảng thời gian bàn vấn đề và có thể đề cập trực tiếp đến giải pháp để giải quyết lỗi sai đó.

Lúc này, quy tắc 60 giây “một cái đầu hơn nhiều cái đầu” sẽ giúp phát huy tối đa tác dụng, vấn đề cần bàn sẽ được giải quyết nhanh gọn và dễ dàng hơn khi nhiều người cùng suy nghĩ và phối hợp với nhau.

3. Quy tắc trách nhiệm

Khi mọi người bước vào bất kỳ môi trường xã hội nào, họ đều đã ngầm xác định vai trò của họ. Ví dụ khi bạn vào rạp chiếu phim, bạn vô thức xác định vai trò của mình là người quan sát – bạn đang ở đó để phục vụ nhu cầu giải trí. Khi bạn vào phòng tập thể dục, bạn biết mình ở đó để tập thể dục. Mối đe dọa lớn nhất khi tham gia trong các cuộc họp ảo là cho phép các thành viên trong nhóm vô thức đảm nhận vai trò của người quan sát. Nhiều người đã vui vẻ xác định vai trò của mình theo cách này khi họ nhận được lời mời họp. Đến hạn chế tình trạng này, nhà lãnh đạo cần để mọi thành viên tham gia buổi họp hiểu rằng, họ không chỉ là một người tham gia buổi họp đơn thuần, họ không đến đây chỉ để quan sát và im lặng, mà buổi họp theo hình thức online hay offline, gặp mặt trực tuyến hay trực tiếp cũng đều hướng đến một quy tắc: Tất cả mọi cá nhân đều phải tham gia đóng góp ý kiến.

4. Quy định rõ trách nhiệm – nhiệm vụ của từng người

Những người có trách nhiệm thường là những người hiểu rõ mình nên làm gì, phải làm như thế nào để hoàn thành trách nhiệm đó. Tuy nhiên, trong một tập thể không thể tránh khỏi những cá nhân khác biệt, hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Để hạn chế điều này, bạn hãy chủ động giao nhiệm vụ cho mọi người trước khi buổi họp online được diễn ra. Ngoài ra bạn có thể chỉ định mọi người thành nhóm hai hoặc ba (tối đa), cung cấp cho họ một phương tiện để liên lạc với nhau.

5. Tạo ra buổi thuyết trình hấp dẫn

Nếu bạn là người có vai trò dẫn dắt buổi họp và có bài thuyết trình đưa ra ý tưởng/ vấn đề trong buổi meeting đó, bạn đừng quên lên ý tưởng và đầu tư kĩ lưỡng về mặt hình thức và nội dung cho buổi thuyết trình của mình. Điều này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp cho bạn trong mắt những đồng nghiệp, cấp dưới mà còn là cách vô cùng hay để giảm thiểu tình trạng mất tập trung đối với những người tham gia.

Trả lời

Nguyễn Việt Hưng

Chủ tịch HĐQT - Tổng giám đốc

Ông Nguyễn Việt Hưng hiện đang đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch HĐQT – Giám đốc Công ty CP Lendbiz, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược kinh doanh và điều hành hoạt động của Lendbiz. Sau khi tốt nghiệp Cử nhân ngành Tài chính – Ngân hàng tại Học viện Ngân hàng năm 1995 và thạc sĩ kinh tế ngành Tài chính – Ngân hàng tại Học viện tài chính năm 2006, ông đã có 24 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính ngân hàng:

  • 03 năm với vị trí Giám đốc Khối Khách hàng cá nhân tại Ngân hàng TMCP Việt Á
  • 05 năm với vị trí Giám đốc Khối Dịch vụ Ngân hàng bán lẻ tại Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex
  • 03 năm đảm nhiệm chức vụ Giám đốc Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex – Chi nhánh Thăng Long

TRẦN ANH VƯƠNG

Thành viên HĐQT - Cố vấn cao cấp

Ông Vương đảm nhiệm chức vụ cố vấn cao cấp Hội đồng quản trị Lendbiz từ năm 2018. Ông là một trong bốn ban giám khảo quyền lực của chương trình Shark Tank – Thương vụ bạc tỷ.

Ông Vương tốt nghiệp cử nhân và cao học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Hà Nội. Ông Vương giàu kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau từ Xuất nhập khẩu, Sản xuất, Bất động sản và Đầu tư. Ông Vương còn là doanh nhân quan tâm đến phát triển thế hệ trẻ và có đóng góp tích cực vào các hoạt động cộng đồng.

Ông hiện là Phó chủ tịch Hội doanh nhân trẻ Việt Nam.

PHẠM THANH DUNG

Thành viên HĐQT - GĐ Quản trị rủi ro

Bà Phạm Thanh Dung, thành viên HĐQT, đảm nhận vai trò Giám Đốc Khối Quản trị rủi ro. Bà Dung chịu trách nhiệm trong việc xây dựng chiến lược Rủi ro, Phát triển sản phẩm, Xây dựng chính sách. Bà Dung tốt nghiệp Học Viện Ngân hàng và thạc sỹ Quản trị kinh doanh. Bà có 16 năm kinh nghiệm tại các ngân hàng địa phương và quốc tế trước khi làm việc tại Lendbiz:

  • 04 năm làm Trưởng phòng quản lý rủi ro và thu hồi nợ – VPbank
  • 03 năm làm Giám đốc Chi nhánh, Prudential Finance
  • 04 năm làm Trưởng phòng phê duyệt và thẩm định – PGbank

NGUYỄN HỒNG PHONG

Giám đốc Trung Tâm Kinh Doanh

Ông Nguyễn Hồng Phong đảm nhiệm chức vụ Giám Đốc Trung Tâm Kinh Doanh, trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh khu vực Hà Nội. Trước khi làm việc cho Lendbiz, ông Phong đã có 13 năm kinh nghiệm tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – một trong 4 ngân hàng lớn nhất Việt Nam.

  • 2 năm: Trưởng phòng Quản lý rủi ro – BIDV chi nhánh Nam Hà Nội
  • 5 năm: Trưởng phòng Khách hàng cá nhân – BIDV chi nhánh Nam Hà Nội

LÊ HOÀNG NGUYÊN

Giám đốc Công nghệ thông tin

Ông Lê Hoàng Nguyên hiện đang đảm nhiệm chức vụ Giám đốc Công nghệ Thông tin tại Lendbiz. Sau khi tốt nghiệp kỹ sư ngành Công nghệ thông tin tại Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông, ông đã có 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lập trình và phát triển sản phẩm:

  • 02 năm làm Phó Giám Đốc Công ty CP Công nghệ An Vui
  • 03 năm Quản lý Dự án tại Công ty TNHH Fruitful Technology
  • 02 năm làm Lập trình viên cao cấp tại Công ty CP An Gia
  • 03 năm làm Lập trình viên cao cấp  tại Công ty CP Đào tạo và Giáo dục trực tuyến Net2E

PHẠM HOÀI NAM

Giám đốc Khối Đầu tư - Marketing

Ông Phạm Hoài Nam hiện đang đảm nhiệm vị trí Giám đốc Khối đầu tư và Marketing. Ông Nam tốt nghiệp Đại học Quốc gia HN, Thạc sĩ báo chí truyền thông. Chuyên gia về thương hiệu và quan hệ báo chí. Có 8 năm làm cho các nhãn hàng, thương hiệu khác nhau như An Phước, Adavigo, Prosell,…

  • 3 năm làm Trưởng phòng Marketing Công ty Cổ phần tư vấn BĐS Hoàng Gia
  • 3 năm làm Phó tổng giám đốc Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Quốc tế Đại Việt