Các cuộc họp online luôn dễ gây mất tập trung của người tham gia do nhiều yếu tố khách quan, chủ quan. Để giảm thiểu tình trạng này, các nhà lãnh đạo cần chú ý các chi tiết/ quy tắc dưới đây để không biến buổi meeting trở thành thảm họa theo đúng nghĩa đen và nghĩa bóng.
1. Mỗi buổi họp đều có một trọng tâm nhất định, cần tập trung vào những trọng tâm yếu tố đó
Điều cơ bản để tạo nên một buổi họp thu hút đó chính là việc nhà lãnh đạo có xác định được trọng tâm, vấn đề cơ bản của buổi họp đó hay không. Khi đã có định hướng sẵn cho buổi họp, bằng kinh nghiệm kiến thức của mình, nhà lãnh đạo có thể truyền tải tới người nghe vấn đề đó một cách truyền cảm và chính xác nhất.
2. Quy tắc 60 giây
Quy tắc 60 giây nghĩa là bạn không bao giờ nên đưa một vấn đề ra cuộc họp nếu những người tham gia chưa hiểu rõ vấn đề ấy gặp phải những gì. Điều này cũng có nghĩa là khi có vấn đề cần gỡ rối, trưởng nhóm nên gửi thông báo về vấn đề đó với những người trong team trước. Khi đó nếu buổi họp diễn ra, bạn sẽ vừa có thể rút ngắn khoảng thời gian bàn vấn đề và có thể đề cập trực tiếp đến giải pháp để giải quyết lỗi sai đó.
Lúc này, quy tắc 60 giây “một cái đầu hơn nhiều cái đầu” sẽ giúp phát huy tối đa tác dụng, vấn đề cần bàn sẽ được giải quyết nhanh gọn và dễ dàng hơn khi nhiều người cùng suy nghĩ và phối hợp với nhau.
3. Quy tắc trách nhiệm
Khi mọi người bước vào bất kỳ môi trường xã hội nào, họ đều đã ngầm xác định vai trò của họ. Ví dụ khi bạn vào rạp chiếu phim, bạn vô thức xác định vai trò của mình là người quan sát – bạn đang ở đó để phục vụ nhu cầu giải trí. Khi bạn vào phòng tập thể dục, bạn biết mình ở đó để tập thể dục. Mối đe dọa lớn nhất khi tham gia trong các cuộc họp ảo là cho phép các thành viên trong nhóm vô thức đảm nhận vai trò của người quan sát. Nhiều người đã vui vẻ xác định vai trò của mình theo cách này khi họ nhận được lời mời họp. Đến hạn chế tình trạng này, nhà lãnh đạo cần để mọi thành viên tham gia buổi họp hiểu rằng, họ không chỉ là một người tham gia buổi họp đơn thuần, họ không đến đây chỉ để quan sát và im lặng, mà buổi họp theo hình thức online hay offline, gặp mặt trực tuyến hay trực tiếp cũng đều hướng đến một quy tắc: Tất cả mọi cá nhân đều phải tham gia đóng góp ý kiến.
4. Quy định rõ trách nhiệm – nhiệm vụ của từng người
Những người có trách nhiệm thường là những người hiểu rõ mình nên làm gì, phải làm như thế nào để hoàn thành trách nhiệm đó. Tuy nhiên, trong một tập thể không thể tránh khỏi những cá nhân khác biệt, hay đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Để hạn chế điều này, bạn hãy chủ động giao nhiệm vụ cho mọi người trước khi buổi họp online được diễn ra. Ngoài ra bạn có thể chỉ định mọi người thành nhóm hai hoặc ba (tối đa), cung cấp cho họ một phương tiện để liên lạc với nhau.
5. Tạo ra buổi thuyết trình hấp dẫn
Nếu bạn là người có vai trò dẫn dắt buổi họp và có bài thuyết trình đưa ra ý tưởng/ vấn đề trong buổi meeting đó, bạn đừng quên lên ý tưởng và đầu tư kĩ lưỡng về mặt hình thức và nội dung cho buổi thuyết trình của mình. Điều này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp cho bạn trong mắt những đồng nghiệp, cấp dưới mà còn là cách vô cùng hay để giảm thiểu tình trạng mất tập trung đối với những người tham gia.
