Các bước để tạo ra cuộc họp “ảo” thời kì Covid hiệu quả – nhanh chóng

LendbizChia sẻ kiến thứcDoanh nghiệpCác bước để tạo ra cuộc họp “ảo” thời kì Covid hiệu quả – nhanh chóng

Trong thời kì Covid-19 vẫn hoành hành, dịch bệnh có thể bùng phát và trở lại bất kì lúc nào, các công ty đều phải tự biên soạn sẵn những kịch bản ứng phó để không bị rơi vào tình huống bị động khi có đợt cách ly xã hội diễn ra. Dưới đây là những bước cơ bản để tiến hành cuộc họp thời kì Covid hiệu quả nhanh chóng mà các doanh nghiệp cần chú ý:

1. Sử dụng video

Video là công nghệ kết nối truyền thống có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi và vô cùng phù hợp với hình thức họp online. Ở đây có thể kể tới các ứng dụng công nghệ truyền thống và quen thuộc như Zoom, Skype, GoToMeeting

2. Củng cố hệ thống âm thanh toàn diện

Thông thường âm thanh, hình ảnh của video phụ thuộc rất lớn vào kết nối đường truyền. Hãy đảm bảo sử dụng các ứng dụng hỗ trợ tối đa âm thanh và đường truyền Internet mạnh mẽ nhất để cuộc họp được tiến hành một cách nhanh chóng, tiện lợi.

3. Kiểm tra kỹ thuật trước khi bắt đầu

Không có gì làm hỏng không khí buổi họp hơn việc mọi người vẫn chưa khởi động máy trước khi buổi họp được tiến hành. Nói cách khác, để buổi meeting được diễn ra hiệu quả nhanh chóng nhất, tất cả các thành viên có mặt trong buổi họp cần kiểm tra hệ thống máy móc trước. Điều này vừa khiến bạn trở nên chuyên nghiệp, vừa khiến thời gian buổi họp không bị ảnh hưởng.

4. Chắc chắn rằng khuôn mặt của tất cả mọi người đều có thể hiển thị rõ nét

Hội nghị video sẽ trở nên hiệu quả hơn khi mọi người có thể nhìn thấy rõ nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của đối phương. Để đảm bảo điều này, trước khi tiến hành họp, trưởng nhóm/ lãnh đạo nên yêu cầu nhân viên ngồi gần webcam của họ lại để giúp tạo lại sự thân mật của một cuộc gặp mặt trực tiếp.

5. Bám sát những điều cơ bản trong cuộc họp

Trước khi cuộc meeting được diễn ra, hãy đặt mục tiêu rõ ràng và gửi các thành viên để nắm qua được nội dung cuộc họp. Đặc biệt, trong các cuộc họp cao cấp cần đặt ra các quy tắc cơ bản, nghỉ giải lao và phác thảo các bước một cách rõ ràng (bao gồm thời gian và trách nhiệm) sau mỗi phần và ở cuối phần gặp gỡ.

6. Giảm thiểu thời lượng trình bày

Thời lượng trình bày nên giảm xuống mức tối thiểu bởi cuộc họp ảo không cần thiết phải quá dài dòng, đặc biệt khi đường truyền có thể không đảm bảo khiến cuộc họp bị ngắt quãng. Tóm lại, đối với những cuộc meeting thời kì online chỉ nên nói đúng trọng tâm và những ý quan trọng nhất.

7. Cần có sự tham gia của một kĩ thuật viên

Điều này sẽ giúp cuộc họp online có thể tiến hành một cách trơn tru dễ dàng, mọi người cũng sẽ dễ dàng tập trung vào nội dung cuộc họp hơn khi những vấn đề râu ria khác như kĩ thuật đều đã được xử lý một cách hiệu quả.

8. Tiếp nhận ý kiến từ nhân viên một cách đa chiều

“Work from home” sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề đối với nhân viên – nhất là những người ít sử dụng công nghệ. Vậy nên khi có cuộc họp online, nhiều tình huống dở khóc dở cười sẽ diễn ra. Để hạn chế tình trạng này, ban giám đốc lãnh đạo nên thu thập ý kiến nhân viên để xem những vấn đề họ thường gặp phải và giải quyết chúng.

Trả lời

Nguyễn Việt Hưng

Chủ tịch HĐQT - Tổng giám đốc

Ông Nguyễn Việt Hưng hiện đang đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch HĐQT – Giám đốc Công ty CP Lendbiz, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược kinh doanh và điều hành hoạt động của Lendbiz. Sau khi tốt nghiệp Cử nhân ngành Tài chính – Ngân hàng tại Học viện Ngân hàng năm 1995 và thạc sĩ kinh tế ngành Tài chính – Ngân hàng tại Học viện tài chính năm 2006, ông đã có 24 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính ngân hàng:

  • 03 năm với vị trí Giám đốc Khối Khách hàng cá nhân tại Ngân hàng TMCP Việt Á
  • 05 năm với vị trí Giám đốc Khối Dịch vụ Ngân hàng bán lẻ tại Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex
  • 03 năm đảm nhiệm chức vụ Giám đốc Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex – Chi nhánh Thăng Long

TRẦN ANH VƯƠNG

Thành viên HĐQT - Cố vấn cao cấp

Ông Vương đảm nhiệm chức vụ cố vấn cao cấp Hội đồng quản trị Lendbiz từ năm 2018. Ông là một trong bốn ban giám khảo quyền lực của chương trình Shark Tank – Thương vụ bạc tỷ.

Ông Vương tốt nghiệp cử nhân và cao học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Hà Nội. Ông Vương giàu kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau từ Xuất nhập khẩu, Sản xuất, Bất động sản và Đầu tư. Ông Vương còn là doanh nhân quan tâm đến phát triển thế hệ trẻ và có đóng góp tích cực vào các hoạt động cộng đồng.

Ông hiện là Phó chủ tịch Hội doanh nhân trẻ Việt Nam.

PHẠM THANH DUNG

Thành viên HĐQT - GĐ Quản trị rủi ro

Bà Phạm Thanh Dung, thành viên HĐQT, đảm nhận vai trò Giám Đốc Khối Quản trị rủi ro. Bà Dung chịu trách nhiệm trong việc xây dựng chiến lược Rủi ro, Phát triển sản phẩm, Xây dựng chính sách. Bà Dung tốt nghiệp Học Viện Ngân hàng và thạc sỹ Quản trị kinh doanh. Bà có 16 năm kinh nghiệm tại các ngân hàng địa phương và quốc tế trước khi làm việc tại Lendbiz:

  • 04 năm làm Trưởng phòng quản lý rủi ro và thu hồi nợ – VPbank
  • 03 năm làm Giám đốc Chi nhánh, Prudential Finance
  • 04 năm làm Trưởng phòng phê duyệt và thẩm định – PGbank

NGUYỄN HỒNG PHONG

Giám đốc Trung Tâm Kinh Doanh

Ông Nguyễn Hồng Phong đảm nhiệm chức vụ Giám Đốc Trung Tâm Kinh Doanh, trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh khu vực Hà Nội. Trước khi làm việc cho Lendbiz, ông Phong đã có 13 năm kinh nghiệm tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – một trong 4 ngân hàng lớn nhất Việt Nam.

  • 2 năm: Trưởng phòng Quản lý rủi ro – BIDV chi nhánh Nam Hà Nội
  • 5 năm: Trưởng phòng Khách hàng cá nhân – BIDV chi nhánh Nam Hà Nội

LÊ HOÀNG NGUYÊN

Giám đốc Công nghệ thông tin

Ông Lê Hoàng Nguyên hiện đang đảm nhiệm chức vụ Giám đốc Công nghệ Thông tin tại Lendbiz. Sau khi tốt nghiệp kỹ sư ngành Công nghệ thông tin tại Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông, ông đã có 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lập trình và phát triển sản phẩm:

  • 02 năm làm Phó Giám Đốc Công ty CP Công nghệ An Vui
  • 03 năm Quản lý Dự án tại Công ty TNHH Fruitful Technology
  • 02 năm làm Lập trình viên cao cấp tại Công ty CP An Gia
  • 03 năm làm Lập trình viên cao cấp  tại Công ty CP Đào tạo và Giáo dục trực tuyến Net2E

PHẠM HOÀI NAM

Giám đốc Khối Đầu tư - Marketing

Ông Phạm Hoài Nam hiện đang đảm nhiệm vị trí Giám đốc Khối đầu tư và Marketing. Ông Nam tốt nghiệp Đại học Quốc gia HN, Thạc sĩ báo chí truyền thông. Chuyên gia về thương hiệu và quan hệ báo chí. Có 8 năm làm cho các nhãn hàng, thương hiệu khác nhau như An Phước, Adavigo, Prosell,…

  • 3 năm làm Trưởng phòng Marketing Công ty Cổ phần tư vấn BĐS Hoàng Gia
  • 3 năm làm Phó tổng giám đốc Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Quốc tế Đại Việt