Trong thời kì Covid-19 vẫn hoành hành, dịch bệnh có thể bùng phát và trở lại bất kì lúc nào, các công ty đều phải tự biên soạn sẵn những kịch bản ứng phó để không bị rơi vào tình huống bị động khi có đợt cách ly xã hội diễn ra. Dưới đây là những bước cơ bản để tiến hành cuộc họp thời kì Covid hiệu quả nhanh chóng mà các doanh nghiệp cần chú ý:
1. Sử dụng video
Video là công nghệ kết nối truyền thống có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi và vô cùng phù hợp với hình thức họp online. Ở đây có thể kể tới các ứng dụng công nghệ truyền thống và quen thuộc như Zoom, Skype, GoToMeeting
2. Củng cố hệ thống âm thanh toàn diện
Thông thường âm thanh, hình ảnh của video phụ thuộc rất lớn vào kết nối đường truyền. Hãy đảm bảo sử dụng các ứng dụng hỗ trợ tối đa âm thanh và đường truyền Internet mạnh mẽ nhất để cuộc họp được tiến hành một cách nhanh chóng, tiện lợi.
3. Kiểm tra kỹ thuật trước khi bắt đầu
Không có gì làm hỏng không khí buổi họp hơn việc mọi người vẫn chưa khởi động máy trước khi buổi họp được tiến hành. Nói cách khác, để buổi meeting được diễn ra hiệu quả nhanh chóng nhất, tất cả các thành viên có mặt trong buổi họp cần kiểm tra hệ thống máy móc trước. Điều này vừa khiến bạn trở nên chuyên nghiệp, vừa khiến thời gian buổi họp không bị ảnh hưởng.
4. Chắc chắn rằng khuôn mặt của tất cả mọi người đều có thể hiển thị rõ nét
Hội nghị video sẽ trở nên hiệu quả hơn khi mọi người có thể nhìn thấy rõ nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của đối phương. Để đảm bảo điều này, trước khi tiến hành họp, trưởng nhóm/ lãnh đạo nên yêu cầu nhân viên ngồi gần webcam của họ lại để giúp tạo lại sự thân mật của một cuộc gặp mặt trực tiếp.
5. Bám sát những điều cơ bản trong cuộc họp
Trước khi cuộc meeting được diễn ra, hãy đặt mục tiêu rõ ràng và gửi các thành viên để nắm qua được nội dung cuộc họp. Đặc biệt, trong các cuộc họp cao cấp cần đặt ra các quy tắc cơ bản, nghỉ giải lao và phác thảo các bước một cách rõ ràng (bao gồm thời gian và trách nhiệm) sau mỗi phần và ở cuối phần gặp gỡ.
6. Giảm thiểu thời lượng trình bày
Thời lượng trình bày nên giảm xuống mức tối thiểu bởi cuộc họp ảo không cần thiết phải quá dài dòng, đặc biệt khi đường truyền có thể không đảm bảo khiến cuộc họp bị ngắt quãng. Tóm lại, đối với những cuộc meeting thời kì online chỉ nên nói đúng trọng tâm và những ý quan trọng nhất.
7. Cần có sự tham gia của một kĩ thuật viên
Điều này sẽ giúp cuộc họp online có thể tiến hành một cách trơn tru dễ dàng, mọi người cũng sẽ dễ dàng tập trung vào nội dung cuộc họp hơn khi những vấn đề râu ria khác như kĩ thuật đều đã được xử lý một cách hiệu quả.
8. Tiếp nhận ý kiến từ nhân viên một cách đa chiều
“Work from home” sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề đối với nhân viên – nhất là những người ít sử dụng công nghệ. Vậy nên khi có cuộc họp online, nhiều tình huống dở khóc dở cười sẽ diễn ra. Để hạn chế tình trạng này, ban giám đốc lãnh đạo nên thu thập ý kiến nhân viên để xem những vấn đề họ thường gặp phải và giải quyết chúng.
